Gemiddeld vervangen bedrijven eenmaal per vier jaar hun kantoorprinters. Eenmaal per vier jaar is grofweg het gemiddelde van de printer leasing termijnen in Nederland. Dat betekent dat 1 op de 4 bedrijven dit jaar de A3 printers gaat vervangen voor nieuwe printers. Waarom deze tips? Is 2021 een wezenlijk ander jaar dan 2020 of 2019? Ja! 2020 heeft een enorme verandering teweeg gebracht in de manier van werken. Een verandering die niet meer teruggedraaid gaat worden. Waarom niet? Veel Bedrijven en Organisaties hebben geïnvesteerd in digitale transformatie en hebben hun processen hierop aangepast. Vanuit een nieuwe lange termijn visie en strategie. Ga er daarom maar vanuit dat het nooit meer 2019 gaat worden. Wat verandert dat in de manier waarop we de vervanging van A3 printers gaan inregelen? Wij denken dat de volgende 5 tips daar inzicht in geven.

Tip 1. Breng het printvolume gedetailleerd in kaart van al je A3 printers

Deze tip klinkt in je oren als een no brainer. Dat is het ook. Echter! Duik deze keer iets dieper in de data van je print volume. Beantwoordt vragen als; Wat is het printvolume van de A3 printers uitgesplitst per printer en per kwartaal in 2020? Welke personen en afdelingen hebben geprint op de kantoorprinters? Vergelijk de data met die van 2019. Kijk naar loopafstanden en bezettingsgraad. De kans is namelijk groot dat je met minder kantoorprinters uit de voeten kan en zo kosten kan besparen. Ambulante medewerkers werken meer vanuit huis en onderweg en de digitale transformatie zal veel printvolume voor goed gereduceerd hebben en nog verder reduceren.

Tip 2. Kijk kritisch naar het scan volume van je A3 printers

De digitale transformatie heeft het scanvolume doen groeien. Dit is een trend die al langer zichtbaar is in de volumeontwikkeling op A3 printers. Afdelingen waar veel documenten gedigitaliseerd worden houden de kantoorprinters langer bezet. Dit kan bij een reductie van het aantal A3 printers voor filevorming en oplopende wachttijden zorgen. Overweeg bij een afdeling die vaak en grote aantallen documenten digitaliseert om een losse scanner te installeren. Dit heeft een drietal voordelen. 1) Filevorming en wachttijden op de A3 printers worden gereduceerd. 2) Professionele documenten scanners bieden meer mogelijkheden en features alsmede betrouwbaarheid in vergelijking tot een scanner van kantoorprinters. 3) De aanschafkosten van een professionele scanner en de variabele servicekosten per maand zijn lager dan die van A3 printers.

Tip 3. Laat je geen volume inclusief contract aanpraten op je A3 printers

Veel A3 printers resellers zien hun goudberg slinken. Want het printvolume neemt in sneltreinvaart af en dat is de kurk waarop deze branche drijft. Wij zien een trend dat printer resellers weer angstvallig printvolume willen vastleggen. In een transitie naar meer digitale transformatie is de kans vrijwel 100% dat je printvolume op je kantoorprinters de komende jaren verder gaat dalen. En dat betekent dat er ondervolume in je print contract gaat ontstaan. En dat is extra winst voor de Printer reseller. Blijf daarom scherp op de voorwaarden in de offerte en het contract. En onderhandel over deze voorwaarden of kies voor een leverancier die een innovatieve benadering heeft op de contracten van kantoorprinters en de trends vanuit de digitale transformatie.

Tip 4. Overweeg A3 printers Apps als start voor Digitale Transformatie workflow

In de overgang naar digitale transformatie worden A3 printers gebruikt om documenten te digitaliseren. Vaak begint een workflow op de kantoorprinters. Neem als voorbeeld de workflow voor automatische factuurverwerking. Facturen komen nog steeds binnen per post en bevatten vaak bijlagen. De post kan binnenkomen op de vestiging waar de administratieafdeling is gevestigd. Maar bij meerdere vestigingen kan de post ook elders ontvangen worden. Middels apps is het mogelijk om de scanners van A3 printers te verbinden met de workflow module die verbonden is met de ERP applicatie. Dit kan een losstaande module oplossing zijn of een geïntegreerde module van de ERP oplossing zelf. Er zijn apps beschikbaar die de A3 printers virtueel verbinden met de wereldwijde en lokale standaard ERP oplossingen. Wordt jouw ERP of workflow oplossing niet ondersteunt dan is een maatwerk oplossing creëren mogelijk. Met A3 printers apps kan je fysieke stappen uit het workflow proces automatiseren en zo kostbare tijd besparen. Zeker met medewerkers die minder vaak op kantoor komen is het op afstand opstarten van workflows voor facturen, declaraties, werk- en pakbonnen een efficiëntie slag in je digitale transformatie proces. De beschikbaarheid van apps kan je keuze voor een merk sterk beïnvloeden. Informeer je daarom goed naar de huidige stand van zaken en de toekomstige ontwikkelingen van de marktleiders in de wereld van kantoorprinters.

Tip 5. Focus op kerntaken vraagt om Managed Print Services voor A3 printers

In 2020 hebben veel bedrijven kritisch alle kosten onder de loep genomen. En zijn er helaas ook vele arbeidsplaatsen gesneuveld. Met minder mensen moet hetzelfde werk of meer werk verzet worden. Met als nadeel dat er meer druk op de ketel komt te staan. Om te kunnen blijven focussen op kerntaken is het verstandig om zaken waar je geen kennis van hebt of die kostbare tijd vergen uit te besteden aan je leveranciers. En bovendien is het  management van verbruiksartikelen, tellerstanden en storingen op je A3 printers sowieso geen populaire bezigheid van veel IT werknemers. En in een tijdperk waar digitale transformatie wordt geïmplementeerd is er ook geen tijd voor. Overweeg daarom een keuze voor Managed Print Services voor al je A3 printers en overige kantoorprinters. Jouw printer leverancier monitort op afstand jouw printerpark en zal in meer dan 90% van de storingen deze oplossen voordat je zelf bewust bent van de storing. 

Met deze vijf tips kan je in 2021 met een gerust hart de vervanging van jouw A3 printers vorm gaan geven. En voorkom je onnodige kosten. En is je beslissing toekomst bestendig. 

Bonustip: Vergelijk meerdere merken en maak de keuze die het beste past bij jouw situatie. Wijverhurenprinters en Wijverkopenprinters werken samen met de vier marktleiders voor kantoorprinters in Nederland. Neem een kijkje op onze website en vergelijk daar de A3 printers van Xerox, Ricoh, HP en Canon. https://wijverhurenprinters.nl/producten/

Wil je advies en hulp bij jouw A3 printers vervanging traject? Neem dan contact met ons op of doe de gratis printerscan; https://www.printerscan.nl