In ons vorige artikel bespraken we de vraag wat kost printen. En hebben we beschreven welke informatie nodig is om tot die calculatie te komen. Waarbij, als het inzicht ontbreekt, collega’s verantwoordelijk voor de inkoop of financiële administratie kunnen worden geraadpleegd. Of wanneer de informatie intern niet voorhanden is de leverancier van de printers uitkomst kan bieden. Het antwoord op de vragen wat kost printen en wat kost printen per pagina zijn nu extra actueel door verscherpte aandacht op kostenbesparingen vanwege de Covid19 crisis en daarmee gepaard gaande dalende inkomsten bij veel bedrijven. 

Wanneer is het antwoord op de vraag wat kost printen per pagina relevant?

Ben je op zoek naar een printer en of multifunctional voor incidenteel gebruik en wil je de printer niet opnemen in een contract dan volstaat een vergelijking van de aanschafprijs en kosten voor verbruiksartikelen. Uiteraard bekijk je dan ook de garantievoorwaarden en de mogelijke kosten van verlenging. Wil je een bestaande all-in lease of onderhoudsovereenkomst uitbreiden met een printer of multifunctional en of in zijn geheel vernieuwen dan is het berekenen en doorgronden van de prijs per pagina cruciaal. Daarbij spelen de contractuele voorwaarden een belangrijke rol. Want de kleine lettertjes in het contract bepalen welke ingrediënten inclusief zijn en welke kosten on top off als verrassing achteraf kunnen ontstaan. Transparantie is geen gegeven, waakzaamheid wel.

Welke ingrediënten spelen een rol bij de vraag wat kost printen per pagina?

De variabele elementen bepalen vooral in hoeverre je een transparant contract hebt of gaat afsluiten. De kosten voor lease zijn namelijk een vast gegeven. De investering van de hardware wordt uitgesmeerd over een looptijd in maanden en vermeerderd met een toeslag voor kosten en rente. Kleine verschillen in kosten en rente zijn per leverancier mogelijk. Maar het echte geld zit in de variabele kosten van het onderhoud en gebruik. In printer hardware zitten onderdelen en verbruiksmaterialen. Het belangrijkste verbruiksmateriaal, ook wel cartridge genaamd, is de toner. Onderdelen als de fuser en drum zijn bij de ene leverancier een customer replaceable unit en bij de andere leverancier een engineer replaceable unit. Dit zijn kostbare onderdelen die bij vervanging enorm drukken op de winstgevendheid van een contract. Check goed van welke onderdelen en verbruiksmaterialen de vervanging in het contract is inbegrepen. En zijn er speciale voorwaarden. Zoals clausules voor bedekking en fair use.  De bedekking is de hoeveelheid toner die nodig is om een print te maken. De hoeveelheid tekst, afbeeldingen, grafieken en of achtergronden bepaalt de benodigde hoeveelheid toner. En bepaalt ook de kosten. Er zijn leveranciers die dat risico versleutelen in de prijs per pagina en er zijn leveranciers die dat op nacalculatie afrekenen. Bij nacalculatie wil je niet verrast worden. Want is het proces transparant vastgelegd in de overeenkomst? Welke kosten worden achteraf gehanteerd? Zijn die vast gedurende de overeenkomst? Zijn er bijvoorbeeld additionele kosten voor transport en levering? U begrijpt dat het lezen van de kleine lettertjes al loont in de offerte fase en van enorme invloed kan zijn op het te nemen besluit. Vraag altijd vooraf naar de contract voorwaarden en neem de moeite deze te lezen en er vragen over te stellen.

Is de servicevorm van invloed op de vraag wat kost printen per pagina?

Tegenwoordig spreken we over de Service Level Agreement. Ook in de printer wereld zijn verschillende service niveau’s af te sluiten. Zaken als responsetijd (binnen hoeveel werkuren na melding storing is een monteur ter plekke aanwezig), time to fix (binnen hoeveel werkuren na melding storing is de printer weer up and running), first time fix (binnen hoeveel % van de storingen is het probleem tijdens eerste bezoek opgelost) en Managed Print Services (het beheer van uw printerpark uit handen geven aan Uw leverancier) zijn van invloed op de kosten en de door de klant te betalen tarieven. Goedkoop kan duurkoop blijken te zijn. Waar de ene leverancier binnen 4 kantooruren ter plekke is en binnen 90% van de eerste bezoeken Uw probleem oplost daar komt de andere leverancier twee tot drie keer terug en is de responsetijd altijd minimaal next day. Bent u afhankelijk van een of enkele printers en of multifunctionals dan kunnen dit cruciale verschillen zijn. Voor Uw productiviteit maar ook qua kosten voor de onderlinge offerte vergelijking. Vraag daarom altijd naar de voorwaarden en of een kopie van de Service Level Agreement. Want deze bepalen mede het antwoord op de vraag wat kost printen per pagina. Wilt U de contractuele voorwaarden van Wijverhurenprinters toetsen? Bekijk dan onze FAQ via deze link https://wijverhurenprinters.nl/klantenservice