Aan het einde van het jaar worden vaak de afschrijvingen en lopende contracten met leveranciers onder de loep genomen. En komen automatisch ook de printers aan bod. En blijkt of de aangeschafte printers en of multifunctionals zijn afgeschreven of dat lease- en of onderhoudscontracten in het nieuwe jaar gaan eindigen. Indien de printer hardware is afgeschreven is er niet altijd direct een must om te gaan vervangen. Als de printers nog aan de wensen en eisen voldoen kan het wellicht nog een jaar uitgesteld worden. Tenzij er andere afwegingen zijn die een rol spelen. Denk daarbij aan hoge kosten voor gebruik, onderhoud en het risico op meer reparaties. Bij een lease- of huurovereenkomst is de keuze eenvoudiger. Tenslotte eindigt het contract en waarom zou je het dan verlengen? Een reden kan zijn dat de verlenging van het contract een financieel voordeel met zich mee brengt. Een zogenaamde “offer you can’t refuse”. Soms wil je verlengen omdat er wijzigingen gaan plaatsvinden die nog niet helemaal duidelijk zijn. Inkrimpen of fors groeien. Of denk aan een verhuizing. Speelt dit allemaal geen rol dan is er werk aan de winkel en is de voorbereiding noodzakelijk om te bepalen wat je nieuwe wensen en eisen zijn. En komt de vraag naar boven “welke printer kopen”.

Welke printer kopen? Stap 1 de huidige situatie bepalen

Voor je gericht online gaat zoeken of contact gaat opnemen met een aantal printer leveranciers zal je eerst helder moeten hebben welke printer kopen voor jou en je organisatie van toepassing is. Met de vervanging of toevoeging van 1 printer of multifunctional is dat sneller in kaart gebracht dan met een groot printerpark. Maar printen is ook geen rocket science. Zeker niet in een wereld die steeds meer digitaal wordt. En waar printen een minder cruciale rol speelt. De kans is namelijk groot dat je door de digitale hinkstap sprongen die in 2020 gezet zijn zeker een 30% minder print dan in 2019 het geval was. Het goede nieuws is dat je dus met minder printers uit de voeten kan. En dat je kosten gaan dalen. Kijk daarom bij je inventarisatie goed naar de loopafstanden. En de bezetting van de kantoren, afdelingen en werkplekken gedurende de werkweek. En neem daarin mee of er plannen op stapel staan de komende jaren voor uitbreiding of inkrimping. Veel bedrijven overwegen vanwege de groei van thuiswerken om vestigingen te sluiten en fysiek overleg en samenwerken anders in te vullen. Allemaal zaken die van invloed zijn op jouw beslissingen. De kans is tevens groot dat het aantal prints de komende jaren nog verder gaat dalen. Stel jezelf daarom tot doel om minimaal 50% te willen besparen op het aantal printers en kijk of dit te realiseren is. Je kan altijd later nog bijsturen als blijkt dat dit onmogelijk is.

Welke printer kopen? Stap 2 de online zoektocht

Je hebt alles in kaart gebracht. Je hebt met collega’s gesproken over de wensen en eisen. Het budget en de financieringsvorm is door de financiële afdeling vastgesteld. En ook is intern de route naar de beslissing vastgesteld. Misschien pak je het hele traject alleen op en of heb je een kleine of grote projectgroep samengesteld. Zaken die afhangen van de grote van het traject en of de interne procedures. En je hebt als doel gesteld om 50% van het aantal printers te reduceren. Nu kan je online zoektocht beginnen. De zoektocht om tot drie te vergelijken offertes te komen. Als je tevreden bent over je huidige leverancier dan spreekt het voor zich dat die sowieso wordt uitgenodigd en wellicht zelfs een streepje voor heeft. Maar zakelijk als je bent zal ook je bestaande printer partner alles uit de kast moeten halen om de nieuwe printer(s) te mogen leveren. Je gaat naar het internet en typt de zoekterm in welke printer kopen, of de zoekterm waar printer kopen of de zoekterm wat is belangrijk bij een printervergelijking. En zo zijn er nog wel meer zoektermen die je kan bedenken. Online ga je een aantal hits vergelijken. Je bezoekt de websites, je leest reviews en bekijkt hoe transparant de aanbieder is. Je voelt er namelijk niets voor om heel veel gesprekken te voeren en je wil zoveel mogelijk oriëntatie online kunnen uitvoeren. En daar waar nodig kan je een tele- of videoconference plannen. Bingo! Je hebt naast je bestaande leverancier nog twee alternatieven gevonden waar je een goed gevoel bij hebt. Je stemt je wensen en eisen af met de drie printer leveranciers. Ze stellen veel vragen. En alle paden worden bewandeld om tot een offerte te komen. Er is zelfs een leverancier bij waar je het hele traject volledig digitaal kan doorlopen. Een echte online aanbieder in een verder nog traditionele wereld.

Welke printer kopen? Stap 3 het nemen van de beslissing

Je hebt drie offertes ontvangen. De financieel directeur heeft besloten om de printer te gaan kopen met daaraan gekoppeld een all-in onderhoudscontract. Een kind kan de was doen. De vergelijking is een fluitje van een cent. Wel is het verstandig om de kleine lettertjes van te voren goed door te lezen. Je wil namelijk geen verrassingen achteraf. Let vooral goed op de kleine letters van de onderhoudsovereenkomst. Wat is wel en niet inclusief? Zijn er verborgen kosten? Wordt het contract automatisch verlengd en hoe lang? Worden de prijzen tussentijds verhoogd en volgens welke methodiek? Transparantie over de prijs en voorwaarden is bepalend hoe kritisch je de kleine letters moet scannen en hoeveel vragen er naar boven komen. En dat bepaalt mede je vertrouwen in de partij waarmee je in zee wil gaan. Uiteindelijk komt er een duidelijke keuze uit de hoge hoed en bleek het traject niet veel complexer dan het online kopen van andere hardware. 

Wijverkopenprinters is 24 uur per dag en 7 dagen per week geopend. Alle prijzen en voorwaarden staan 100% transparant op onze website. Wij helpen je graag bij het maken van jouw keuze, maar de meeste stappen kan je bij ons zelf doorlopen. Via de website kan je met ons chatten maar je kan ons ook bellen via 085-0645459. Neem gerust een kijkje in onze winkel https://wijverkopenprinters.nl/producten/ of doe de printerscan https://www.printerscan.nl