De beste printer voor jouw situatie?
- Lease van 36 t/m 72 maanden
- All-in prijs
- Inclusief transport en installatie
A4 printen doe je correct door in zowel je document als je printerinstellingen het papierformaat op A4 (210 × 297 mm) te zetten, de schaal af te stemmen en altijd een afdrukvoorbeeld te bekijken voordat je afdrukt. De meeste problemen, van afgesneden tekst tot verspild papier, ontstaan doordat het papierformaat in de driver afwijkt van het bronbestand of doordat de schaalinstelling verkeerd staat. In dit artikel lees je hoe je dat per situatie oplost: vanuit Word, pdf of andere software, voor eenzijdig en dubbelzijdig, en met het juiste papier voor jouw printer.
A4 is het standaard papierformaat van 210 bij 297 millimeter, vastgelegd in ISO 216. A4 afdrukken betekent simpelweg dat je een document of afbeelding op dit formaat print. Omgerekend is dat 21 bij 29,7 centimeter. A4 zit precies tussen A3 en A5 in: A3 is een slag groter en A5 is de helft van A4. Daarom is A4 op kantoor het meest gebruikte formaat voor offertes, facturen, rapporten en gewone printjes. Meer over afmetingen en verwante formaten lees je op de pagina over A4 papier.
Controleer in je printdialoog of het papierformaat op A4 staat, kies de juiste papierlade en gebruik het afdrukvoorbeeld voordat je afdrukt. In Windows open je het printvenster en controleer je bij eigenschappen of voorkeuren van de printer of het papierformaat op A4 staat. Op Mac kijk je in het afdrukvenster bij papierformaat. Let daarnaast op de papierlade. Een printer kan fysiek A4 bevatten, maar in de driver toch op Letter staan. Dat is een veelgemaakte fout bij software of drivers die op Amerikaanse standaardinstellingen zijn geïnstalleerd. Letter is net iets breder dan A4. Dat kleine verschil is genoeg om te zorgen dat tekst, marges of afbeeldingen worden afgesneden. Controleer daarom altijd drie punten tegelijk: papierformaat, juiste lade en schaalinstelling. Gebruik ook het afdrukvoorbeeld. Daarmee zie je direct of de pagina netjes binnen het printgebied valt.
Open het afdrukvenster, stel het papierformaat in op A4, zet de schaal op pagina passend maken en gebruik het afdrukvoorbeeld om afsnijding te voorkomen. In Microsoft Word controleer je eerst via Indeling of het document zelf op A4 staat. Daarna open je het printvenster en kijk je of de printer ook echt op A4 staat ingesteld. In Adobe Acrobat Reader kies je bij de afdrukopties voor passend maken als het document anders buiten de pagina dreigt te vallen. Bij Google Docs en Excel werkt het hetzelfde: controleer eerst het paginaformaat en daarna de schaal. De instelling werkelijke grootte is niet altijd fout, maar wel riskant als het bronbestand marges of formaten gebruikt die niet exact aansluiten op A4. Dan valt tekst buiten het papier. A4 printen vanuit pdf gaat meestal goed zodra je schaal en papierformaat op elkaar afstemt. Print je vanaf een smartphone, dan doe je hetzelfde via wifi printen of de app van je printer.
Dubbelzijdig printen stel je in via de printerdriver of het printvenster; kies lange zijde voor normale documenten en korte zijde voor notitieblokken. Een duplexprinter heeft een ingebouwde duplexeenheid, zodat A4 dubbelzijdig printen automatisch gaat. Heb je die functie niet, dan kies je handmatig dubbelzijdig: eerst de oneven pagina’s, daarna het papier omdraaien en de even pagina’s printen. Voor gewone rapporten kies je duplex lange zijde. Voor liggende of omhoog omslaande documenten gebruik je duplex korte zijde. Staand of liggend stel je apart in bij afdrukstand. Dat is vooral belangrijk bij spreadsheets, presentaties en formulieren. Veel printers bieden ook meerdere pagina’s op één A4, zoals 2 op 1 of 4 op 1. Handig voor interne documenten of concepten. Wil je een A4-boekje printen, kijk dan of de printerdriver een booklet-instelling heeft. Op veel zakelijke Xerox-, HP- en Canon-printers zit die optie direct in de driver of op het bedieningsscherm.
Voor dagelijks kantoorgebruik is 80 g/m² standaard printpapier de beste keuze; voor dikker of glanzend papier moet je controleren of je printer dit ondersteunt. 80 grams A4 papier is de standaard voor gewone documenten. 90 g/m² voelt net iets steviger aan en is prettig voor rapporten of presentaties. 120 g/m² is duidelijk dikker en wordt vaak gekozen als een document wat netter moet ogen. Controleer wel of je printer dit gewicht aankan, zeker bij compacte modellen met een smallere papierbaan.
| Papiersoort / gewicht | Geschikt voor | Belangrijk aandachtspunt |
|---|---|---|
| 80 g/m² standaard printpapier | Gewone documenten, dagelijks kantoorgebruik | Standaardkeuze voor A4 printen |
| 90 g/m² | Rapporten of presentaties | Voelt net iets steviger aan |
| 120 g/m² | Documenten die netter moeten ogen | Controleer of je printer dit gewicht aankan |
| Inkjetpapier | Inkjetprinters | Gebruik geen verkeerd papier, anders kan inkt uitlopen of minder strak opdrogen |
| Laserprinterpapier | Laserprinters | Ongeschikt papier kan sneller krullen of toner minder mooi opnemen |
| Fotopapier, glanzend papier of gekleurd papier | Speciale toepassingen | Controleer altijd of jouw apparaat het ondersteunt |
Inkjetpapier en laserprinterpapier zijn niet hetzelfde. De coating en de manier waarop inkt of toner zich hecht, verschillen. Gebruik je in een inkjetprinter het verkeerde papier, dan kan de inkt uitlopen of minder strak opdrogen. In een laserprinter kan ongeschikt papier sneller krullen of minder mooi toner opnemen. Voor fotopapier, glanzend papier of gekleurd papier geldt hetzelfde: kijk altijd of jouw apparaat het ondersteunt. Meer achtergrond vind je bij papierformaten.
Randloos printen op A4 is mogelijk, maar alleen als je printer en het gebruikte papier dat ondersteunen. Controleer in de printerdriver of de optie ‘randloos’ of ‘borderless’ beschikbaar is. Veel kantoorprinters en laserprinters hebben een vaste minimummarge die je niet kunt verwijderen. Inkjetprinters, met name fotoprinters, bieden vaker een randloze afdrukoptie. Bij randloos printen wordt de afbeelding iets uitvergroot zodat er geen witte rand achterblijft. Dat betekent dat een klein deel van de afbeelding aan de randen wordt bijgesneden. Houd hier rekening mee bij het opmaken van je bestand en laat belangrijke elementen niet te dicht op de rand staan. Voor foto’s op A4 gebruik je bij voorkeur fotopapier dat geschikt is voor randloos printen.
De kosten per A4 afdruk hangen af van de printmethode, het kleurgebruik en het volume; thuis printen lijkt goedkoop maar toner- en inktkosten lopen snel op bij hogere volumes. Bij een eigen inkjetprinter lijken de kosten laag omdat het apparaat zelf vaak betaalbaar is. In de praktijk lopen de kosten per pagina op, vooral als je weinig print en cartridges tussendoor indrogen of vervangen moeten worden. Een laserprinter is bij regelmatig gebruik meestal logischer, omdat toner niet opdroogt en het apparaat beter past bij hogere volumes. Een printshop of online printservice is handig voor losse opdrachten, tijdelijke pieken of speciale afwerkingen. Je hoeft dan niet zelf te investeren, maar je blijft afhankelijk van losse bestellingen, aanlevertijd en externe verwerking. Juist daar zit voor kantoren een belangrijk verschil dat veel algemene artikelen missen: zodra A4 afdrukken een structureel onderdeel van je werkproces worden, verschuift de afweging van los printen naar grip op printvolume, gebruiksgemak en storingsvrij werken. Bij zakelijk gebruik is het eerlijker om niet alleen naar aanschaf te kijken, maar naar totale kosten: toner, onderhoud, storingen en afschrijving tellen allemaal mee. Daarom vergelijken veel bedrijven kopen met een all-in huurprijs. Daarbij zijn transport, installatie, service, garantie en onderhoud inbegrepen. Papier, nietjes en btw vallen daar buiten. Of huren duurder is dan kopen, hangt dus af van het gebruik, niet alleen van de aankoopprijs.
Voor regelmatig en hoog printvolume is een laserprinter of multifunctional doorgaans voordeliger en sneller; voor incidenteel kleurgebruik en fotogebruik kan een inkjetprinter volstaan. Een inkjetprinter is sterk in kleur en foto’s. Voor thuisgebruik of af en toe A4 kleur printen is dat vaak prima. Het nadeel is dat inktcartridges relatief duur zijn en bij weinig gebruik kunnen indrogen. Een laserprinter werkt met toner en is meestal sneller, consistenter en beter geschikt voor dagelijks gebruik. Een multifunctional, ook wel MFP genoemd, combineert printen, scannen en kopiëren in één apparaat. Dat is op kantoor vaak praktischer dan losse apparaten. In zakelijke omgevingen zie je daarom vooral laserprinters en multifunctionals terug. Zeker als meerdere collega’s printen, als je ook wilt scannen naar e-mail, vanaf een telefoon wilt printen of via het netwerk werkt.
Afsnijding ontstaat meestal doordat het papierformaat in de printerinstellingen niet op A4 staat, de schaal verkeerd is, of de marges te smal zijn. De meest voorkomende oorzaak is verwarring tussen Letter en A4. Daarna volgen verkeerde schaalinstellingen, zoals 100 procent of werkelijke grootte terwijl het bronbestand net afwijkt. Ook marges buiten het printgebied zorgen ervoor dat de afdruk wordt afgesneden. Controleer daarom altijd het papierformaat, de schaalinstelling, het afdrukvoorbeeld en de lade waarin het papier ligt. Staat de afdruk scheef, kijk dan eerst naar het papier in de lade. Ligt het pakket recht, zijn de papiergeleidertjes goed aangedrukt en is het papier niet gekruld of vochtig? Als dezelfde fout blijft terugkomen op meerdere opdrachten, kan de papierinvoer of invoerrol de oorzaak zijn. Dan is een monteur logisch. Bij zakelijke huurapparaten wordt zo’n storing normaal via de service opgepakt.
De juiste zakelijke printer hangt af van je dagelijks printvolume, of je kleur nodig hebt, en of je ook wilt scannen en kopiëren. Voor licht gebruik volstaat vaak een tafelprinter of compacte multifunctional. Denk aan een kleine werkplek, thuiswerkplek of een kantoor waar vooral af en toe documenten worden geprint. Bij intensiever gebruik is een bedrijfsprinter of grotere multifunctional logischer. Dan krijg je meer capaciteit, hogere printsnelheid in pagina’s per minuut, ruimere papierlades en vaak betere opties voor duplex, netwerkgebruik en afwerking. Twijfel je tussen een eenvoudige A4-printer en een zwaarder model, kijk dan niet alleen naar vandaag maar ook naar het verwachte printvolume. Veel bedrijven komen er pas later achter dat een te licht apparaat zorgt voor meer onderbrekingen, duurdere verbruiksmaterialen en sneller gedoe bij storingen. Bij een zakelijke oplossing spelen ook kosten per afdruk, de klikprijs en de all-in huurprijs mee. Het voordeel daarvan is dat je vooraf meer duidelijkheid hebt over de maandkosten en niet alles zelf hoeft op te lossen. Wie printen, scannen en kopiëren wil combineren, komt meestal uit bij een multifunctional. En als er toch een storing ontstaat, wordt dat bij een zakelijke huurprinter afgehandeld via gecertificeerde monteurs van de fabrikant. Een vergelijking tussen tafelprinters en bedrijfsprinters helpt je bepalen welk type het beste bij jouw situatie past.
A4 is 210 × 297 mm en blijft het standaardformaat voor de meeste kantoorprints. De meeste problemen ontstaan door een verkeerde combinatie van papierformaat, schaalinstelling en papierlade. Controleer daarom altijd of je document én printer echt op A4 staan, zeker bij pdf’s en bij printers die standaard op Letter kunnen staan.
