Na een economisch zeer lastig half jaar is het logisch dat bedrijven op de kleintje letten. De Covid19 pandemie heeft bij zeer veel bedrijven een wak geslagen in de financiële geprognotiseerde jaarbudgetten. En dat betekent dat de controller of financieel directeur het overige management zal vragen taakstellend kosten te besparen. Printen is niet de hoogste kostenpost van de jaarrekening. Maar de printkosten en capaciteit dienen wel kritisch te worden geëvalueerd. Want de trend van thuiswerken resulteert in een lagere vraag. En dan kan je concluderen dat het aanbod van print apparatuur te groot is. De vraag Wat kost printen is dan gerechtvaardigd.

Wat kost printen? Stap 1, inventariseer de aanwezige print apparatuur

De eerste vraag is in hoeverre je exact weet hoeveel printers en multifunctionals er aanwezig zijn. Heb je een klein en overzichtelijk kantoor dan kan je de printapparatuur waarschijnlijk op een hand tellen. Maar heb je een groot kantoor, wellicht zelfs meerdere vestigingen en of vestigingen in het buitenland dan wordt dat een stuk lastiger. Een IT afdeling heeft vaak wel een overzicht van alle apparatuur die in het netwerk is aangesloten. Mocht dat overzicht ontbreken en heb je werkelijk geen idee dan kunnen wij je met de Wijverhurenprinters tooling helpen jouw print infrastructuur inzichtelijk te maken. 

Wat kost printen? Stap 2, achterhaal de kosten per print device

Vraag aan de financiële afdeling of de geïnventariseerde print apparatuur is aangeschaft of dat er aanwezige lease contracten zijn. Is er een contract waarin alle geïnventariseerde printers en of multifunctionals zijn opgenomen dan ben je snel klaar. Is de vraag lastiger te beantwoorden dan kunnen de bestaande leveranciers helderheid verschaffen. Of de persoon die de apparaten heeft aangeschaft en of besteld. Leasecontracten werken vrij recht toe recht aan en worden vaak per maand en of kwartaal gefactureerd. De jaarlijkse leasekosten zijn zo simpel uit te rekenen. Als het onderhoud inbegrepen is dan maakt het de rekensom naar wat kost printen weer een stukje eenvoudiger. Belangrijk is dan nog wel om de mogelijke variabele kosten te verifiëren. Dit zijn de kosten voor de gemaakte afdrukken en of de afrekening van de overschrijding van de afgesproken print volumes met de leverancier. De financiële afdeling of de leverancier met wie de leaseovereenkomst is afgesloten kan het benodigde inzicht verstrekken. Via de facturen kan je ook de printvolumes achterhalen en zo inventariseren hoeveel afdrukken je in kleur en zwart maakt. Maar ook alle apparaten hebben tellers en die kan je via instellingen menu’s uitprinten en of via webtooling uitlezen. Is alle printapparatuur gekocht en zijn er geen onderhoudskosten dan heb je meer werk. Dan komt het aan op het verzamelen van alle koop, onderhoud en cartridgeverbruik facturen.  De financiële collega’s kunnen deze facturen voor je verzamelen en ook helder maken in hoeveel jaar de apparatuur wordt afgeschreven en wat de huidige boekwaarde is van alle printers en multifunctionals. Vraag de financiële afdeling ook naar de kosten en of facturen van 2018. Zo kan je een vergelijking maken met 2019. 

Wat kost printen? Stap 3, totaliseer de kosten en analyseer de data

Je hebt alle contracten en of facturen in kaart gebracht. Je hebt alle data in een overzichtelijke excel geplaatst. En je weet nu de totale kosten per jaar. En je hebt ook nog de de gegevens van 2018 om een vergelijking te kunnen maken met 2019. Ook weet je exact hoeveel afdrukken in kleur en zwart worden afgedrukt. Nu kan het analyseren beginnen want je hebt de vraag wat kost printen beantwoordt. Interessante vragen die resten zijn; Zijn er grote verschillen waarneembaar in kosten en printvolumes tussen 2018 en 2019? Is er ook een effect zichtbaar in 2020 vanwege de Covid19 pandemie? Zijn er rigoureuze beslissingen genomen en te verwachten die van invloed zijn op de aanwezige printapparatuur, het verbruik en of de afgesloten leaseovereenkomsten? Denk daarbij aan het sluiten van vestigingen, structureel thuiswerken, inrichten van thuiswerkplekken, inkrimping of juist groei, buitenlandse vestigingen etc. Allemaal zaken die op de huidige leaseovereenkomsten van invloed kunnen zijn. En die de vraag wat kost printen in de toekomst negatief kunnen beïnvloeden. Kan je nu de analyse voor je zelf compleet maken? Of heb je behoefte aan een second opinion?

Het antwoord op de vraag wat kost printen is helder. Hoe nu verder?

Je hebt de totale printkosten inzichtelijk gemaakt en de resterende interessante vragen voor jezelf beantwoord. Wil je nu al je werk toetsen? Verifiëren of je berekeningen kloppen? Sparren over de toekomst en de antwoorden op de vragen die de toekomst beïnvloeden? 

Wijverhurenprinters gaat graag in gesprek voor een vrijblijvend advies. Wij vertegenwoordigen de vier marktleiders Xerox, HP, Ricoh en Canon. Van de printers en multifunctionals van al deze leveranciers kennen we de ins en outs en ook de kosten structuur en de capaciteit voor vandaag en morgen. Graag denken wij ook vrijblijvend mee hoe we samen wat kost printen betaalbaar en schaalbaar kunnen maken en houden. Neem contact met ons op of doe gratis de www.printerscan.nl zodat wij met de juiste voorbereiding jou kunnen terugbellen.