De digitalisering heeft enorme stappen gemaakt in 2020, zo niet een sprint! Waar we met z’n allen langzaam aan de noodzaak van digitale documenten begonnen in te zien, zorgde Corona ervoor dat we ineens niet anders meer konden! Bedrijven als Zoom en Microsoft Teams deden goede zaken en voorzagen ons van de mogelijkheid om online te vergaderen. Bij die vergaderingen draaide het uiteraard niet alleen om de camcheck van je collega’s, maar ook om de belangrijkste onderwerpen en agendapunten. Het toevoegen van dit soort documenten aan een online vergadering, vraagt om een andere vorm van digitalisering. Scanner vs. printer: wat is de beste keuze voor je digitale copy?

Hoe kun je documenten scannen?

Er zijn diverse manieren om documenten in te scannen en digitaal te delen. Een snelle en populaire methode is: een foto maken met je telefoon en deze via de mail of app versturen. Wel makkelijk, maar niet zo professioneel! Er zijn ook speciale apps om van je mobile device (je tablet of telefoon) een scanner te maken. Dit werkt prima als je onderweg bent en snel iets wilt ondertekenen en verzenden bijvoorbeeld, maar is niet geschikt voor bedrijfsdocumentatie. Scanners en printers zijn wel geschikt voor professioneel gebruik. Eigenlijk klopt de stelling ‘scanner vs. printer’ niet helemaal. Een printer levert drukwerk. Modellen die ook kunnen scannen noemen we geen printer, maar een multifunctional. Dit is een alles-in-1-tool om te printen, scannen, kopiëren en het drukwerk van de juiste afwerking te voorzien. In dit artikel richten we ons tot de zakelijke markt en de keuze scanner vs. printer. Hoe maak je als ondernemer de beste beslissing?

Waar let je op bij scanner vs. printer?

De keuze scanner vs. printer wordt bepaald door een aantal criteria. Stel jezelf onderstaande vragen om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen:

• In welke oplage ga je scannen?
• Gebruik je de scanner dagelijks, wekelijks of maandelijks?
• Zoek je een tijdelijke of een permanente oplossing?
• Wat is het formaat van de documenten die je gaat scannen?
• Zijn de bronbestanden geniet of geperforeerd?
• Wat is het gewicht en de dikte van het papier?
• Wie (welke afdeling) gebruikt de scanner?
• Gaat het om vertrouwelijke informatie?
• Heb je met de AVG te maken?

De gouden regel

Voor scannen geldt: bij laag tot gemiddeld gebruik kies je voor een printer (een multifunctional) en bij veelvuldig gebruik voor een losse scanner. Een nadeel van het gebruik van een multifunctional is dat de printer en het kopieerapparaat tijdens het scannen ook bezet is. Fabrikanten als Canon, Kodak en Panasonic maken professionele scanners, geschikt voor kantoor.

Scannen met een multifunctional

Dat de multifunctional multi-inzetbaar is, wil niet zeggen dat hij alles maar een klein beetje kan. De scanner in een mfp is van prima kwaliteit. Er zijn ook multifunctionals met productiescanners, speciaal voor grote oplagen. Een extra voordeel hiervan is dat de printsnelheid ook hoger ligt en je dus sneller en efficiënter kunt werken. Nadeel van deze manier van digitale documentatie is dat je een multifunctional niet kunt afstemmen op jouw persoonlijke behoeften per klus. Scanners bieden meer mogelijkheden, bij afwijkende papierformaten bijvoorbeeld of dikkere papiersoorten. Een scanner is wel duurder in aanschaf, je zult moeten kijken of dit in het budget past.

Scanner vs. printer?

Bij de keuze scanner vs. printer is het dus vooral belangrijk om de hoeveelheid scans die je gaat maken vooraf goed in kaart te brengen. En let ook goed op afwijkende formaten en materialen! Er zijn soms grote verschillen in scanners en multifunctionals die fabrikanten op de markt brengen. In printcapaciteit en in snelheid. Wijverhurenprinters.nl werkt samen met de vier grootste printerfabrikanten: Xerox, Canon, HP en Ricoh. Dub je over de vraag ‘scanner vs. printer’ of wil je vrijblijvend advies over de modellen en mogelijkheden? Doe de Printerscan of neem contact met ons op via telefoonnummer 085-0645459.