Aanvraag is leeg
10 tips voor de keuze van een printer:
1)Zeg je lopende overenkomst op: De allereerste stap vergeten veel organisaties en dat is je huidige huur, lease en/of onderhoudsovereenkomst op te zeggen! Vaak is de overeenkomst jaren geleden ondertekend en sommige overeenkomsten hebben een opzegtermijn van 3 maanden. Zeg je niet op dan volgt er een stilzwijgende verlenging van soms wel 1 jaar of meer. Afkopen is kostbaar en je bent niet vrij om naar andere leveranciers te kijken.
2)Vaste en variabele kosten: Je kunt tegenwoordig voor heel weinig geld een nieuwe printer kopen, maar je komt er al snel achter dat goedkoop duurkoop is als de eerste set toners op is. De nieuwe toners zijn vaak nog duurder dan de machine zelf! Merken zoals HP, Brother, Canon en Epson en vele andere meestal Japanse fabrikanten verdienen zo heel veel geld aan het verkopen van toner, cartridges en afdrukmodules. Er is een vaste regel in de printermarkt: hoe groter de machine hoe lager de afdrukprijs. Je verdient de aanschaf van een wat duurder apparaat al heel snel terug met een lage afdrukprijs.
2) Multifunctional/All-in one: Je kunt nog steeds printers kopen die alleen maar kunnen printen. Maar als je dan toch een nieuwe machine wilt aanschaffen is het toch in veel gevallen beter om een “all-
in one printer” oftewel een “multifunctional” (MFP) aan te schaffen. Dan kun je meteen documenten scannen, kopiëren of faxen. Tevens bespaar je veel ruimte en je hoeft geen aparte fax, scanner en printer aan te schaffen.
3) Laser of inktjet: Print je veel en vaak, vooral teksten en eenvoudige afbeeldingen als logo’s of grafieken, dan zou een laserprinter een goede keus kunnen zijn. De gebruikte techniek van poeder-op-papier zorgt ervoor dat juist dit type afdrukken zeer scherp en zo goed als veeg- en vochtvast wordt uitgedraaid. De technologie van inkjet is wel wat beter geworden maar veel leveranciers kunnen en willen nog niet garanderen dat documenten over 10 jaar nog wel goed leesbaar zijn. Daarnaast hebben laserprinters meestal een aangenaam grote papierlade. Tot slot zijn ze onderhoudsarmer en minder storingsgevoelig.
4) Printgedrag: Veel winst is te behalen als je binnen je organisatie goede afspraken maakt over het printgedrag, denk met name aan de volgende punten:
- Let erop dat dubbelzijdig printen mogelijk is, het kan je veel papier besparen om intern alles dubbelzijdig printen.
- Print mail alleen in zwart-wit
- Schaf een automatische documententoevoer, dat bespaart veel tijd bij bulk kopiëren, en dus geld.
- Indien je veel setjes print dan wel kopieert overweeg dan een afwerkeenheid of finisher: setjes worden zo netjes afgeleverd met een nietje of kunnen zelfs voorzien worden van een nietje.
- De meeste MFP’s hebben een mogelijkheid voor Wifi-functionaliteit: dat voorkomt gedoe met bedrading en geeft flexibiliteit in gebruik als medewerkers of andere gebruikers documenten vanaf hun tablet of telefoon willen printen
5) Printen zonder computer: Soms is het handig om te kunnen printen zonder computer. Die mogelijkheid is er al langer, in de vorm van bijvoorbeeld USB-sticks en geheugenkaartjes die rechtstreeks in de printer geplugd kunnen worden. WiFi en Bluetooth maakten deze functionaliteit draadloos en sinds
kort heb je zelfs printers met e-mailprinting. Hierbij stuur je simpelweg een e-mail met printopdracht naar het unieke e-mailadres van je printer.
7) Gemak/ontzorging/MPS: Er zijn steeds meer leveranciers die extra service bieden in het kader van ontzorging. Zo kan een machine aangesloten worden op het netwerk van de leverancier zodat toners en de tellerstanden automatisch opgestuurd worden. Ook kunnen ze vaak op afstand bepaalde storingen zien aankomen en een monteur langs sturen voordat de machine stil komt te staan. Deze service heet Managed Print Services, afgekort MPS.
8) Huur/lease of koop? De meeste apparatuur wordt gehuurd. Dat is heel transparant,want je betaalt gewoon een prijs voor iedere afdruk die je maakt en daar zitten alle kosten van de machine, de toners, de onderdelen, arbeidsloon in! Je kunt hele goede afspraken maken over hoeveel afdrukken je minimaal gaat maken en als je er meer maakt betaal je een vaste afdrukprijs voor iedere afdruk boven dat aantal. De zwart-wit afdrukken zijn wat goedkoper dan de afdrukken in kleur. Wat daarbij niet inbegrepen is zijn de kosten van het papier waar je afdrukken op maakt en de BTW.
9) Onderhoudsovereenkomst en Service: Overweeg je toch een machine te kopen, dan is het altijd verstandig om daar een onderhoudsovereenkomst op af te sluiten. Net zoals met huur is het een verzekering voor onverwachte kosten en betaal je een vast bedrag per afdruk. Ook voor een onderhoudsovereenkomst geldt dat de prijs exclusief het papier en de BTW is. Printers, kopieermachines en multifunctionals zijn nog steeds “mechanische” machines. Er zitten nog steeds veel beweegbare onderdelen in dit soort machines, en papier is een gevoelig product en kan veel vocht opnemen bij warm en klam weer zodat machines veel
storingen gaan vertonen. Tevens geeft papier veel stof af. Helaas hebben machines nog steeds in verhouding tot het gebruik onderhoud nodig. Dan is het dus belangrijk dat als een machine stil staat er snel een monteur is om de storing op te lossen. Let bij aanschaf dus op de responsetijden en vraag ook naar de gemiddelde repareertijd van machines en leveranciers.
10) Beveiliging: Omdat printers op het netwerk zijn aangesloten is het van belang dat deze ook beveiligd zijn met bepaalde software tegen hackers. Veel leveranciers hebben standaard beveiliging. Let vooral op het dat de harde schijf van de apparatuur overschreven wordt na gebruik. Beveiligd printen, ook wel “follow me software” is een oplossing waarbij medewerkers d.m.v. een pasje bij de machine hun printopdracht kunnen ophalen. Indien meerdere machines zijn aangesloten kan de medewerker naar een willekeurige printer lopen en al zijn prints ophalen. Maak gebruik van onze configurator en je kunt zelf in een aantal stappen een printer samenstellen. Heb je nog vragen of kom je er niet uit, bel of mail ons dan!
